Számlák az irattárban – megőrzési idő, selejtezés /adózóna.hu/

Mennyi ideig kell megőrizni a céges iratokat, bizonylatokat? Mit kell papír alapon tárolni és mit elektronikus formában? Mi a teendő akkor, ha a különböző jogszabályok mást írnak elő?Még javában tart a nyár, de azért nem árt felkészülni az év végi „rendezkedésre” is, a leltározással együtt esedékes selejtezésre, amibe a szükségtelenné vált iratok is beletartoznak.

Az iratok megőrzését illetően a legfontosabb kérdések egyike, hogy meddig, mennyi ideig kell egyáltalán „megtűrni” azokat a cég irodájában, irattárában.

A válasz kicsit bonyolultabb, mint azt először gondolnánk, általában nem elég csupán egy dátumot meghatározni erre. Az iratok megőrzésére, tárolására és selejtezésére vonatkozó rendelkezések ugyanis több jogszabályban is helyet kaptak, ráadásul az elektronikus iratkezelés, az elektronikus archiválás is egyre inkább része a vállalkozások gyakorlatának. Ez pedig ráirányítja a figyelmet az eredeti bizonylatok megfelelő kezelésének problémáira is.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) szerint a bizonylatokat az adó-megállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez alapesetben azt jelenti, hogy a bevallás, bejelentés beadási vagy az adó fizetési határideje évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napjáig kell a dokumentumokat megőrizni.

Bizonyos, a törvényben rögzítettek szerinti esetekben azonban az elévülési időszak és ezáltal a megőrzési időszak meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés pedig – időt adva az adóhatóságnak az esetleges ellenőrzés lefolytatására – meg is szakítja az elévülést (Art. 202–205. §).

Ezzel szemben, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) alapján az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és ezeket alátámasztó dokumentumokat nyolc évig kell megőrizni (169. §).

Ha a fenti két – eltérő időtartamot meghatározó – jogszabály még nem lenne elég ahhoz, hogy a kezdő vállalkozókat elbizonytalanítsa a kérdésben, akkor górcső alá vehetjük a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló, 1997. évi LXXXI. törvény (Tny.) iratok megőrzésére vonatkozó szakaszait is [99/A § (1)–(3) bekezdései]. Ezek értelmében a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig kötelessége a Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett munkáltatónak megőriznie:

» a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy

» a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) is rendelkezik az iratok megőrzési idejéről és módjáról.

Papír alapú vagy elektronikus iratmegőrzés?

Az áfatörvény szerint a papír alapon kibocsátott okirat megőrizhető papíron, illetve a megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is.

Az elektronikus okirat viszont kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Ehhez kapcsolódóan az 1/2018. ITM rendelet határozza meg a digitális archiválás szabályait – előírva többek között azt is, hogy a megőrzési kötelezettség lejártáig biztosítani kell az elektronikus dokumentum törlése, megsemmisítése, utólagos módosítása, sérülése és jogosulatlan hozzáférése elleni védelmét. Ide tartozik továbbá az az irat megőrzésére kötelezettet terhelő felelősség is, hogy az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének, olvashatóságának a rá vonatkozó megőrzési időn belül meg kell maradnia.

Az Szt. szerint az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a jogszabályi előírások figyelembevételével – elektronikus másolat készíthető, és a bizonylat-megőrzési kötelezettség ilyen módon is teljesíthető, amennyiben ezáltal a bizonylatok összes adata késedelem nélkül előállítható, folyamatosan leolvasható és utólag nem módosítható.

Az Art. szerint a megőrzési kötelezettség az eredeti iratokra vagy azokról – a jogszabályi előírások figyelembevételével – készített másolatokra vonatkozik. Lényeges, hogy ha bizonyos irat eredeti példányának megőrzését jogszabály nem írja elő, az adóhatósági eljárásban nem kérhető.

Érdemes a cégtulajdonosoknak – ha eddig ezt még nem vezették be a vállalkozásuknál – megfontolniuk, hogy lépésről-lépésre átállnak az elektronikus dokumentumkezelésre és a digitális archiválásra. Ennek „kényelme” mellett az is fontos szempont, hogy ez biztosítja a dokumentumokhoz való hozzáférést akár az elévülési időn túl is.

Egy irat, több szabály

Arra, hogy milyen hasznos lehet a cég számára, ha egy bizonylatnak legalább a digitálisan archivált példánya rendelkezésükre áll, nézzünk néhány példát a vállalkozások mindennapjaiból!

♦ Beruházás: egy ingatlan jellemzően a számviteli törvény szerinti iratmegőrzési időként előírt 8 éven túl is használatban van – feltéve, hogy nem csupán ennyi időre tervezte a cég azt a tevékenységet, amelyhez megvalósította a beruházást.

Fontos, hogy az úgynevezett nyitott tételek bizonylatait nem lehet selejtezni, hiába telt el az Szt. szerinti megőrzési idő. Például egy 10 év futamidejű pénzügyi lízingről szóló bizonylatot (számlát, szerződést, díjbekérő értesítőket, év végi tartozásról szóló igazolásokat stb.) nem szabad a futamidő lejárta előtt selejtezni.

♦ Árukészlet: a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. törvény (Kertv.) 5. §-ában előírja, hogy amíg az árut nem adta el a kereskedelemmel foglalkozó vállalkozás, addig rendelkeznie kell az áru eredetét igazoló eredeti bizonylattal. (A kereskedő az ellenőrzést végző hatóság felhívására köteles az eredeti bizonylatokat, dokumentumokat öt napon belül bemutatni.) E rendelkezés miatt előfordulhat, hogy bár az Szt. szerint már selejtezhető lenne egy számla, de arra mégsem kerülhet sor, a kereskedelemről szóló törvény hivatkozott pontjai miatt.

♦ De minimis (csekély összegű) támogatás: a támogatás kedvezményezettjének a támogatáshoz kapcsolódó minden iratot a támogatás odaítélésétől számított 10 évig meg kell őriznie és a támogatást nyújtó ilyen irányú felhívása esetén köteles azt bemutatni. Ez a támogató részéről nem egy „öncélú” szabály: a csekély összegű támogatási jogcímen nyújtott támogatásokról az Európai Bizottság kérésére 20 napon belül információt kell szolgáltatni.

Összegezve a fentieket: ha egy konkrét bizonylat (irat) megőrzésére többféle jogszabály is előír megőrzési időt és azoknak a hossza nem egyezik meg, úgy a hosszabbnak kell megfelelni, hiszen csak így biztosítható, hogy valamennyi, az adott esetben releváns megőrzési időt be tudja tartani a cég.

Visszautalva – például – a de minimis támogatásokra, az azokból megvalósított beruházásokat alátámasztó bizonylatoknál, aktiválási jegyzőkönyveknél figyelemmel kell lenni az adózás rendjéről szóló törvényre, a számviteli törvényre, valamint a de minimis támogatásokra vonatkozó megőrzési időkre, és a leghosszabb megőrzési időt kell betartani – ami jelen esetben a de minimis támogatásra vonatkozó 10 éves megőrzési időt jelenti.

Tovább bonyolíthatja az iratok kezelésének, megőrzésének szabályait, ha a cég úgy alakul át, hogy határon átnyúló egyesülés része lesz, esetleg könyvelését külföldi partnere végzi. Következő cikkünkben ezeket a problémákat vesszük górcső alá.