Mi az előleg, mikor kell előlegszámlát kiállítani? Miben különbözik az előleg az előre fizetéstől, az előlegszámla a díjbekérőtől? Mire használható a proforma számla? Cikkünkben ezekkel a kérdésekkel kapcsolatosan összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat.Amennyiben a felek fizetési esedékességként a teljesítést megelőző határidőben állapodtak meg, és a teljesítés ellenértékét részben vagy egészben rendezik a teljesítési időpontot megelőzően, akkor a részben vagy egészben megfizetett ellenérték az általános forgalmi adóról szóló (áfatörvény) 59. §-a szerinti előlegnek minősül, amelynek kézhezvétele, jóváírása, a vagyoni előny megszerzése áfakötelezettséget keletkeztet.
Fontos megkülönböztetni az előleg fogalmától az előre fizetés esetét. Szemben az előlegfizetéssel, amikor a felek előzetesen megállapodnak arról, hogy az előleget fizető kötelezettséget vállal a pénz határidőre történő átutalására, addig a számlának a fizetési határidő lejárta előtti kiegyenlítése – szerződés vagy erre vonatkozó megállapodás hiányában – nem tekinthető előlegfizetésnek.
Ahhoz, hogy egy összeg előlegnek minősüljön a következő feltételeknek kell teljesülniük:
Megjegyzendő, mivel bármely vagyoni előny juttatása előlegnek minősülhet, így a nem pénzben történő juttatás is előlegnek számíthat. Továbbá, amennyiben a partner pénzösszeget utal át az adózónak, de az konkrét termékértékesítéshez, szolgáltatásnyújtáshoz nem kapcsolódik, úgy az nem minősül előlegnek.
Az előlegről az áfatörvény 159. § (2) bekezdés a) pontjából következően számlát akkor kötelező kibocsátani:
(1) ha a megrendelő áfaalany, vagy áfaalanynak nem minősülő jogi személy, ez esetben az áfatörvény 176. § (1) bekezdés a) pontja alapján akkor van lehetőség egyszerűsített adattartalmú számla kibocsátására, ha a számlán szereplő adatok egyébként forintban kifejezettek;(2) amennyiben a megrendelő nem áfaalany, és
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 68. §-ának (3) bekezdése szerint a vevőktől kapott előleget a ténylegesen befolyt összegben kell kimutatni. A vevőktől kapott előleg áfáját is tartalmazó teljes összeget kell a kötelezettségek között a könyvekben szerepeltetni.
Mint látható az előlegszámla kiállítása és az előleg könyvelése fő szabályként az előleg kézhezvételéhez, átutalásához kapcsolódik. Ugyanakkor kérdésként merül fel, hogy milyen dokumentum alapján igényelheti a szállító vevőjétől az előleg összegét, illetve milyen dokumentum alapján történhet az előleg összegének átutalása. Ennek technikai megoldására alakult ki a díjbekérő kiállítása. Ennek megfelelően a díjbekérő mindazon adatokat tartalmazhatja, amelyek az adott összeg átutalásához szükségesek (így a szállító vevő adatait, a szállító bankszámlaszámát, a fizetési esedékességet, az előlegként kért összeget).
A proforma számla kifejezés használata nem egységes, a gyakorlat gyakran a díjbekérő vagy a szállítólevél szinonimájaként használja, ugyanakkor ezen kifejezés ellentmondást rejt magában, hiszen valójában az okirat a számla fogalmának nem felel meg. Ezzel összhangban az adóhatóság kimondta, hogy sem a számviteli, sem az adózási előírások nem ismerik a proforma számlát, így sem a számviteli, sem az adózási elszámolásoknál az nem értelmezhető közvetlenül. A proforma szó szerinti fordítása azt jelenti, hogy látszatra, a forma kedvéért. Ebből következően a proforma számla „formailag számla, előzetes számla” értelemben használható, tehát nem számla és ebből következően nem lehet könyvelési bizonylat sem.
Megjegyzendő, hogy a proforma „számla” kifejezés vámeljárásokkal kapcsolatban is felmerül, pl. amennyiben a terméket exportálják, de értékesítés nem történik, hanem pl. a terméket garanciális javítás érdekében exportálják. Továbbá, például a szabad forgalomba bocsátáshoz kapcsolódó 3010/2016. NAV-útmutató esetében a proforma számla az adómentes termékimportot alátámasztó okirat is lehet, az útmutató alapján „a »proforma« számla általában ajánlatot testesít meg, ezért az értékesítés valószínűsítésére csak akkor fogadható el, ha az a vevő által elfogadásra került (ez alól kivétel a »kötelezettség nélküli« proforma számla, amely nem tekinthető kötelező ajánlatnak, így az elfogadása sem hoz létre szerződést).”
Fontos megkülönböztetni a díjbekérőt, illetve a proforma bizonylatot a számlától, hiszen az áfatörvény 55. §. (2) bekezdése alapján az adófizetési kötelezettség beáll abban az esetben is, ha teljesítés hiánya ellenére számlakibocsátás történik. Az adófizetési kötelezettség ez esetben a számlán termék értékesítőjeként, szolgáltatás nyújtójaként szereplő személyre, szervezetre áll be, kivéve, ha ő kétséget kizáróan bizonyítja, hogy
a) a számlakibocsátás ellenére teljesítés nem történt, vagy
b) teljesítés történt ugyan, de azt más teljesítette,
és ezzel egyidejűleg a kibocsátott számla érvénytelenítéséről is haladéktalanul gondoskodik, illetőleg – nevében, de más által kiállított számla esetében – az a) vagy b) pontban meghatározottak fennállásáról haladéktalanul értesíti a számlán a termék beszerzőjeként, szolgáltatás igénybevevőjeként szereplő személyt, szervezetet.
Az online adatszolgáltatási kötelezettség a számlákra, számlákkal egy tekintet alá eső okiratokra vonatkozik. Amennyiben a számlázórendszerből nemcsak számlák, hanem egyéb dokumentumok is előállíthatóak, így pl. díjbekérő, vagy proforma számla, fontos ezeknek a kiszűrése az adatszolgáltatásból.